6 sept 2017

Assistant de communication

CDD-Interim - Université Paris-Sorbonne – Paris, Île-de-France, France


NOTE : Cette offre d'emploi a expiré et peut ne plus être d'actualité !

Description de l'emploi

Les fonctions de l’agent recruté seront exercées sous la responsabilité de la chargée de communication du service et couvriront plusieurs secteurs d’activité du service :

1)     Seconder  dans toutes les actions de promotion de l’offre du service dans le respect de al politique de communication de l’Université : stages, évènements, édition de flyers, communication digitale, site web, réseaux sociaux…

2)     Participer de façon active à l’organisation de l’Université d’été, en prenant en charge les aspects logistiques et/ou administratifs : réponses aux demandes de renseignements, suivi des inscriptions, réservations de salles, accueil des participants, liaison avec les services centraux mobilisés à cet effet (notamment direction de la communication, service culturel, SUAPS, planning, reprographie, service intérieur…)

3)     De façon générale, participer à toutes les actions de communication liées à l’activité du service : salons, journées portes ouvertes, … mais aussi, les matinales, conférences et autres actions mises en place par le service.

4)     Préparer la documentation idoine pour ce type d’évènement.

Il apporte également son aide au chef de service en matière d’aide à la décision en élaborant des tableaux de suivi de l’activité du service (suivi des inscriptions, évaluations, état de suivi des factures, statistiques, bilans intermédiaires et finaux,  etc ;).

Activités de l’agent :

  • Mettre en forme les différents supports print et web de communication du service : flyers, affiches, catalogue, plaquettes… ;
  • Etre force de proposition pour la rédaction des fiches présentant les actions de formation du service ;
  • Contribuer à la rédaction du site web du service et veiller à sa mise à jour régulière ;
  • Veiller au bon référencement du site du service ;
  • Créer des campagnes d’e-mail et en assurer le suivi ;
  • Communiquer auprès des différents prescripteurs ;
  • Participer à la rédaction de différents contenus des supports de communication (dossiers de presse, communiqués de presse…) ;
  • Actualiser le fichier contacts et effectuer la recherche de nouveaux contacts ;
  • Participer activement à l’organisation et à la mise en place des manifestations  (colloques, salons…) ;
  • Assurer le suivi des campagnes médiatiques ;
  • Animer les réseaux sociaux, en lien avec la Direction de la communication de l’Université ;
  • Contribuer activement à l’organisation et au bon déroulement de l’Université d’été ; assurer à cette occasion la bonne circulation de l‘information avec les services de l’université mobilisés dans ce cadre.
  • Assurer la liaison avec les participants, y compris en anglais.

 

De façon générale,

  • rendre compte très régulièrement au chef de service de l’état d’avancement des dossiers (niveau d’exécution des recettes, traitement des états de service faits…) ;
  • renseigner les tableaux de suivi et les tableaux de bord en fonction des orientations données par le chef de service ;
  • proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure ;
  • assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques : participer à la réalisation de bilans d’activité,
  • procéder au classement des dossiers et pièces
  • assurer la liaison avec les autres composantes de l’université

contribuer à l’activité générale du service y compris à l’organisation des salons, colloques, manifestations diverses.

Savoirs :

  • Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’université et de ses différents partenaires ;
  • Connaissance des modes de financement en matière de formation continue ;
  • Connaissance des techniques de communication ;
  • Connaissance des conditions de recrutement des vacataires de l’enseignement supérieur.

 

Savoir-faire opérationnels :

  • Réaliser des synthèses, rédiger des rapports ou des documents, concevoir des tableaux de bord ;
  • Contribuer à la définition des indicateurs pour le suivi et l’analyse des résultats ;
  • Maitriser les outils informatiques (notamment pack office, FORMATIC, Indesign, photoshop) ;
  • Anglais : B1 (cadre européen de référence).

 

Savoir-être :

  • Aptitude au travail en équipe et en réseau ;
  • Rigueur et fiabilité ;
  • Réactivité, gestion des priorités ;
  • Sens relationnel.

 

Dynamisme, rigueur, réactivité

Savoir gérer les priorités

Posséder une aptitude à la rédaction

Une appétence pour le community management et l’animation des réseaux sociaux serait un plus

Types d'emploi: CDD-Interim. Salaire: Moins de 20 000.

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